🛠️ Tutorial 8 · Iniciante · ~25 min
Agente que agenda reuniões e manda lembretes automáticos
Aprenda a criar um agente que verifica sua disponibilidade, agenda reuniões diretamente no Google Calendar e manda lembretes por WhatsApp para você e o convidado. Fim das trocas de e-mail para combinar horário.
⏱️ Tempo estimado: 25 min
📶 Nível: Iniciante
💸 Custo: Gratuito para começar
💡 Por que este tutorial existe
Este agente elimina um dos maiores desperdiçadores de tempo no mundo corporativo: a troca de e-mails para combinar horário de reunião. Cada agendamento manual tira em média 8 a 15 minutos entre as tentativas. Com o agente, esse tempo vai para zero.
O que você vai precisar
📅
Google Calendar ativo
O agente vai ler sua disponibilidade e criar eventos diretamente no seu Google Calendar. Funciona com qualquer conta Google.
📱
WhatsApp para os lembretes
O agente vai mandar confirmação e lembrete tanto para você quanto para o convidado. Precisa de uma conexão Z-API configurada.
→ Ver Tutorial 1 (configurar Z-API)
Passo a passo
1
Conecte o Google Calendar ao Tasklet
No Tasklet, vá em Conexões e clique em Nova conexão. Escolha Google Calendar. Autorize o acesso com a conta Google. O Tasklet vai ter permissão para ler seus eventos (verificar disponibilidade) e criar novos eventos (confirmar o agendamento).
2
Configure as regras de disponibilidade
Na instrução do agente, defina quando você está disponível para reuniões:
Horários disponíveis para reunião:
- Segunda a sexta: das 9h às 12h e das 14h às 17h
- Duração padrão: 30 minutos
- Intervalo mínimo entre reuniões: 15 minutos
- Nunca agende nas primeiras 2 horas depois de uma reunião com mais de 1h de duração
- Prefira manhãs para reuniões de prospecção
3
Crie o gatilho de solicitação de reunião
Existem dois jeitos de disparar o agente de agendamento:
- Via WhatsApp: quando alguém manda "quero agendar uma reunião" para seu número, o gatilho de mensagem WhatsApp dispara o agente.
- Via formulário no site: quando alguém preenche um formulário de contato, o gatilho processa o pedido.
Configure o que faz mais sentido para o seu caso. Os dois podem coexistir.
4
Configure o agente de agendamento
Instrução do agente:
Uma pessoa solicitou uma reunião. Os dados dela são: {{dados do lead/formulário}}.
Passo 1: verifique os próximos 5 dias disponíveis no Google Calendar conforme as regras de disponibilidade.
Passo 2: ofereça 3 opções de horário.
Passo 3: quando o horário for confirmado, crie o evento no Google Calendar com título, nome e telefone do convidado.
Passo 4: envie confirmação via WhatsApp para o convidado com: data, horário, link de reunião (Google Meet automático) e nome do responsável.
Passo 5: envie confirmação para mim também com os dados do convidado.
5
Configure os lembretes automáticos
Crie um segundo agente com gatilho agendado, rodando todo dia às 8h da manhã. Instrução:
Verifique o Google Calendar e liste todas as reuniões de hoje.
Para cada reunião, envie um lembrete por WhatsApp:
- Para mim: nome do convidado, horário e link da reunião
- Para o convidado (se tiver telefone): lembrete amigável com horário e link 30 minutos antes da reunião
6
Teste com uma reunião real
Peça para um colega ou familiar mandar uma mensagem no WhatsApp pedindo para agendar uma conversa. Veja como o agente responde, quais horários ele oferece, e se o evento aparece corretamente no Google Calendar. Ajuste a instrução conforme necessário. Quando estiver funcionando bem, divulgue o número ou coloque o formulário no seu site.
Dica extra: adicione uma ação de Google Meet automático na criação do evento. O Tasklet pode configurar o link de videoconferência direto no evento para que o convidado tenha tudo em um lugar só.
Prefere ter o agente configurado por um especialista?
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Próximos tutoriais
Continue aprendendo com os próximos passos da série: